Warum ist Dokumentation wichtig?
Und wie geht das überhaupt?
DIE IDEE IST EINFACH
DAS PROBLEM
Sie wurden am Telefon oder in einer Situation ohne Zeugen diskriminiert? Sie mussten unprofessionelles Verhalten oder Willkür in einem Termin erfahren?
Ihre Beschwerde darüber kann schnell im Sande verlaufen, denn meist steht die Aussage des Mitarbeiters der Behörde gegen Ihre Aussage. Sie können nichts beweisen.
Der Vorfall bleibt ohne Konsequenzen.
GEMEINSAM HANDELN
Meist sind in solchen Fällen nicht alleine. Jetzt stellen Sie sich vor, Ihre Beschwerde ist dokumentiert. Und jemand anderes wird ebenfalls schlecht behandelt. Und dokumentiert unabhängig von Ihnen ebenfalls. Das bringt die Mitarbeiterin und die Behörde in Erklärungsnot.
Ein Richter oder der Vorgesetzte wird bei mehreren, dokumentierten Fällen nicht mehr an einen unglücklichen Einzelfall glauben.
Beispiel Gesprächsnotizen
Über Gesprächnotizen erfahren Sie die Einzelheiten der Vorfälle und eine Beschreibung der Probleme der anderen Antragsteller:
Beispiel Gesprächsnotizen Sigurd Greb
Ihre Gesprächsnotizen oder Erfahrungsberichte schicken Sie bitte an: info@approbationhessen.de
Wichtig dabei:
1. Sachlich bleiben:
Die Gesprächsnotiz sollte keine Anschuldigungen oder emotionale Äußerungen enthalten, sondern sich auf Tatsachen und Fakten sowie das Verhalten und Besprochene beschränken.
2. Doppelte Ausführung:
Die Gesprächnotizen zum Veröffentlichen sollten keine Klarnamen enthalten. Bitte schwärzen Sie diese. Am einfachsten per www.smallpdf.com (EDIT>Datei hochladen>EDIT>REDACT).
Eine zweite Version mit den Klarnamen wird nicht veröffentlicht. Diese sammeln wir bis wir genügend Material haben, um mit dem Anwalt vorzugehen.
“ Die richtige Dokumentation ist eine starke Basis für Veränderung.“
GESPRÄCHSNOTIZ
Gesprächsnotiz
Datum: [Datum einfügen]Ort: [Ort / Telefon einfügen]Uhrzeit: [Uhrzeit einfügen]Teilnehmer: [Namen der Teilnehmer einfügen]Thema: [Thema des Gesprächs einfügen]
Gesprächsinhalt:
- [Punkt 1: Wichtige Themen und Diskussionen]
- [Punkt 2: Entscheidungen und Beschlüsse]
- [Punkt 3: Aufgaben und Verantwortlichkeiten]
Nächste Schritte:
- [Nächster Schritt 1: Wer ist verantwortlich? Bis wann?]
- [Nächster Schritt 2: Weitere Aktionen]
Anmerkungen:
- [Zusätzliche Bemerkungen oder Gedanken]
UNTERSCHRIFT
BEISPIEL VORLAGE
Wer hat wann, was gesagt oder sich wie verhalten?
Bleiben Sie sachlich und so kurz wie möglich. Für einen Dritten (Richter / Vorgesetzter) muss die Gesprächsnotiz leicht verständlich und nachvollziehbar sein:
- Direkt nach dem Gespräch schreiben und nach einer Pause von mehreren Stunden nochmal lesen
- Schicken Sie die Gesprächsnotiz am selben Tag an den Gesprächspartner. Widerspricht dieser nicht, kann die Gesprächsnotiz als Beweismittel herangezogen werden
PROBLEM MIT DEM AMT?
Dokumentieren Sie Ihren Fall und informieren Sie uns!
Wir sammeln alle Einzelfälle für fundierte Dienstaufsichtsbeschwerden und Fachaufsichtsbeschwerden.
Kurz zusammengefasst:
- Dienstaufsichtsbeschwerde: Gegen das Verhalten einer bestimmten Person in der Behörde, Ziel sind disziplinarische Maßnahmen.
- Fachaufsichtsbeschwerde: Gegen die inhaltliche Entscheidung oder Verfahrensweise der Behörde, Ziel ist die Überprüfung und eventuelle Änderung der Entscheidung.
Beide Beschwerdearten können parallel eingereicht werden, wenn sowohl das Verhalten eines Mitarbeiters als auch die Entscheidung einer Behörde in Frage gestellt werden.
DIENSTAUFSICHTSBESCHWERDE
Die Dienstaufsichtsbeschwerde richtet sich gegen das persönliche Verhalten oder die Pflichtverletzung eines Beamten oder einer Beamtin im Rahmen seiner oder ihrer dienstlichen Tätigkeit.
- Zweck: Sie soll Missstände aufzeigen, die auf das persönliche Verhalten oder Fehlverhalten einer bestimmten Person zurückzuführen sind.
- Inhalte: Sie kann sich auf unangemessenes Verhalten, unhöfliche Kommunikation, Verzögerungen ohne erkennbaren Grund oder andere Verstöße gegen die Dienstpflicht beziehen.
- Ziel: Hierbei wird geprüft, ob der oder die betreffende Mitarbeiter seinen oder ihren dienstlichen Pflichten korrekt nachgekommen ist. Die Aufsichtsbehörde kann disziplinarische Maßnahmen ergreifen, wenn das Fehlverhalten bestätigt wird.
- An wen richten: Sie wird an die nächsthöhere Vorgesetzte oder Aufsichtsbehörde des oder der Beamten gerichtet.
- Erfolgsaussichten: Die Dienstaufsichtsbeschwerde führt nicht direkt zur Änderung von Entscheidungen oder Verwaltungsakten, sondern eher zu einer Überprüfung der dienstlichen Pflichten und, falls notwendig, zu disziplinarischen Konsequenzen.
FACHAUFSICHTSBESCHWERDE
Die Fachaufsichtsbeschwerde richtet sich gegen die inhaltliche Entscheidung oder Verwaltungstätigkeit der Behörde selbst und nicht gegen das persönliche Verhalten eines Mitarbeiters.
- Zweck: Die Fachaufsichtsbeschwerde prüft, ob eine Entscheidung sachlich richtig, rechtmäßig und nach den geltenden Vorschriften getroffen wurde, um Willkür im Amt entgegenzuwirken.
- Inhalte: Sie kann sich gegen Entscheidungen, Ermessensausübung, rechtliche Beurteilungen, Verfahren oder sonstige Verwaltungsakte richten, die nach Ansicht des Beschwerdeführers oder der Beschwerdeführerin fehlerhaft sind.
- Ziel: Ziel ist eine Überprüfung der fachlichen Entscheidung oder Vorgehensweise. Im Falle eines Fehlers kann die Aufsichtsbehörde eine Anpassung der Entscheidung oder eine Wiederholung des Verfahrens anordnen.
- An wen richten: Auch hier wendet man sich an die übergeordnete Fachaufsichtsbehörde, die für die Überwachung der Aufgabenwahrnehmung der betroffenen Behörde zuständig ist.
- Erfolgsaussichten: Im Gegensatz zur Dienstaufsichtsbeschwerde kann eine Fachaufsichtsbeschwerde zur Änderung eines Verwaltungsaktes oder einer Entscheidung führen, wenn die Beschwerde begründet ist.